Положение об отделе учёта, хранения и выдачи документов

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе учета, хранения и выдачи документов

1.Общие положения

1.1.Отдел учета, хранения и выдачи документов (далее отдел) является структурным подразделением комитета записи актов гражданского состояния и организационного обеспечения деятельности мировых судей Новгородской области (далее– комитет, область) и подчиняется председателю комитета. Координирует непосредственно работу отдела первый заместитель председателя комитета.

1.2.Отдел создается, формируется и упраздняется председателем комитета в соответствии с положением о комитете и штатным расписанием комитета.

1.3.В своей деятельности отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, Федеральным законом от 15.11.1997 № 143-ФЗ«Об актах гражданского состояния», Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», иными федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, Уставом Новгородской области, областными законами, указами Губернатора области, постановлениями и распоряжениями Правительства Новгородской области по направлению деятельности, Положением о комитете, постановлениями комитета, приказами и распоряжениями председателя комитета, иными нормативными и методическими документами в части полномочий и обязанностей отдела, а также настоящим Положением.

1.4. Отдел имеет печать с изображением государственного герба Российской Федерации и своим наименованием на русском языке.

2.Задачи

2.1. Реализация государственной политики в сфере государственной регистрации актов гражданского состояния на территории области.

2.2. Формирование книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг), архивного фонда записей актов гражданского состояния области и создание условий для его хранения;

2.3. Обеспечение актуализации архивного фонда, выдача повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния;

2.4. Формирование, актуализация электронной базы данных записей актов гражданского состояния;

3.Функции

3.1. Комплектование архивного фонда из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, составленных органами ЗАГС Новгородской области и органами местного самоуправления, наделёнными полномочиями на государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории области (далее – органы ЗАГС области).

3.2. Обеспечение надлежащих условий хранения книг записей актов гражданского состояния.

3.3. Формирование из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния книги государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.4.Осуществление по истечении 100-летнего срока хранения передачи актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, на хранение в государственный архив в порядке, установленном действующим законодательством.

3.5. Обеспечение содержания документов в соответствии с требованиями к технологии их хранения.

3.6. Обеспечение санитарно-гигиенические условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния.

3.7. Обеспечение контроля за поддержанием в рабочем состоянии средств пожаротушения и охранно-пожарной сигнализации в помещении отдела.

3.8. Обеспечение систематичности проверок состояния документов и их сохранность.

3.9. Обеспечение доступа в архивохранилище в установленном порядке.

3.10. Осуществление качественного предоставления государственных услуг в соответствии с действующим законодательством и утверждёнными административными регламентами.

3.11. Выдача гражданам в установленном порядке повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.12. Организация работы с архивным фондом по созданию и ведению информационно – справочной системы, в том числе электронного архива.

3.13. Внесение исправлений и изменений в установленном порядке во вторые экземпляры записей актов гражданского состояния.

3.14. Обеспечение в пределах своих полномочий защиты конфиденциальной информации и сведений, содержащих персональные данные.

3.15. Обеспечение рассмотрения обращений граждан и организаций по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния в установленном порядке.

3.16. Осуществление межведомственного взаимодействия при предоставлении государственных услуг в соответствии с действующим законодательством и утверждёнными административными регламентами.

3.17. Обеспечение предоставления сведений о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с федеральным законодательством.

3.18. Обеспечение выполнения поручений федеральных органов государственной власти в рамках международных договоров Российской Федерации по семейным, гражданским делам.

3.19. Обеспечение надлежащего хранения и учёта бланков гербовых свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния.

3.20. Координация деятельности и оказание методической помощи органам ЗАГС области в рамках своих полномочий по организации хранения первых экземпляров книг регистрации актов гражданского состояния.

3.21. Осуществление работы по ведению и пополнению электронной базы данных записей актов гражданского состояния.

3.22. Осуществление контроля по формированию электронной базы данных; полноты сведений, содержащихся в записях актов гражданского состояния за прошлые годы, введённых органами ЗАГС области в электронную базу данных.

3.24. Участие в проверках организации деятельности органов ЗАГС области.

3.25. Участие в установленном порядке в реализации мер антикоррупционной политики.

4.Права

Для реализации задач и осуществления функций отдел имеет право:

4.1. Консультировать граждан по вопросам выдачи повторных документов.

4.2. Запрашивать и получать в установленном порядке от федеральных и региональных органов государственной власти, организаций и граждан необходимую информацию и документы для осуществления своей деятельности.

4.3. Принимать участие в организации совещаний, семинаров, смотров-конкурсов, стажировок сотрудников и иных мероприятий.

4.4. Вносить в установленном порядке предложения по совершенствованию деятельности отдела и комитета.

5.Организация деятельности

5.1.Отдел взаимодействует с другими структурными подразделениями комитета по вопросам выполнения задач и функций отдела.

5.2.Работа отдела строится на основе планов работы комитета и отдела.

5.3.Отдел возглавляет начальник отдела, который осуществляет непосредственное руководство работниками отдела и организует его работу, распределяет должностные обязанности между работниками отдела и обеспечивает качественное и своевременное выполнение задач и функций отдела.

5.4.Начальник отдела назначается на должность и освобождается от должности председателем комитета, подчиняется непосредственно первому заместителю председателя комитета.

6. Показатели эффективности и результативности работы отдела

Эффективность и результативность служебной деятельности отдела определяется на основании достижения следующих показателей:

6.1. Увеличение количества юридически значимых действий (единиц, процент к аналогичному периоду прошлого года).

6.2. Уменьшение количества гербовых свидетельств, испорченных при заполнении (единиц, процент к аналогичному периоду прошлого года).

6.3. Соблюдение установленных сроков выдачи документов и исполнения запросов.

6.4. Количество проверок организации деятельности органов ЗАГС области (единиц, процент к аналогичному периоду прошлого года).

6.5. Количество своевременно предоставленных отчетов о выполнении мероприятий в соответствии с планами отдела, поручениями председателя комитета, первого заместителя председателя комитета (единиц).

6.6.Уменьшение количества жалоб (единиц, процент к аналогичному периоду прошлого года).

09.06.2016 14:55